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英語でメール・文書作成のポイント：ビジネスでもプライベートでも役立つ


英語メール・文書作成の基本

英語でのメールや文書作成は、読み手にわかりやすく、礼儀を守ることが大切です。

  • 短く簡潔に伝える

  • 丁寧な表現を使う

  • 誤解のない表現を心がける

ビジネスでもプライベートでも、ポイントを押さえるだけで伝わりやすさが格段にアップします。

メール作成のポイント

1. 件名は簡潔でわかりやすく

  • 例：“Meeting Request: March 5th”

  • 内容が一目でわかる件名にする

2. 挨拶と導入文

  • ビジネス：“Dear Mr./Ms. ○○,”

  • プライベート：“Hi ○○,”

  • 文章の最初で目的や背景を簡単に示す

3. 本文は簡潔に

  • 長文より短く、要点を箇条書きにすると読みやすい

  • アクションやお願い事項は明確に記載

  • 例：“Please review the attached document and provide feedback by Friday.”

4. 結びの言葉

  • ビジネス：“Best regards,” / “Sincerely,”

  • プライベート：“Cheers,” / “Take care,”

  • 相手との関係や文書の内容に合わせて使い分け

文書作成のポイント

  1. 明確な構成を意識

    • イントロダクション → 本文 → 結論の順で書く

  2. 簡単な文章を使う

    • 複雑な表現よりも、短くわかりやすい文が好まれる

  3. 敬語や丁寧表現を調整

    • ビジネスでは丁寧語を意識

    • カジュアルな文書ではフレンドリーな表現も可

  4. チェックと校正を行う

    • スペルミスや文法ミスがないか確認

    • 誤解を招く表現がないか再確認

まとめ

英語でのメールや文書作成は、簡潔・丁寧・明確を意識するだけで格段に伝わりやすくなります。

  • 件名は内容が一目でわかるように

  • 挨拶や結びの表現は相手に合わせて

  • 本文は簡潔に、要点を明確に

  • 校正やチェックで誤解を防ぐ

これらのポイントを押さえることで、ビジネスでもプライベートでも自信を持って英語文書を作成できます。

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